jeudi 29 mai 2025
Membres de l’association présents :
- Elzen, président
- Mornagest, trésorier
- vv221, secrétaire
- Althéa
- SergioToutCourt
- Bat
- Féérune
Le mot du président
« Planétarium. »
Bilan moral
Sur cette dernière année, nous avons constaté une activité régulière : pas de baisse significative, ni de hausse notable. Ce qui, pour un medium comme notre forum, est une bonne nouvelle ! Il y a bien eu quelques disputes et quelques sujets de modération, mais là encore rien de surprenant.
Suite à des problèmes de modération, nous avons acté la séparation du forum et de l’instance de Discord officieuse qui en est issue. Cette séparation semble avoir été acceptée par les deux parties.
Le RP littéraire a repris. Doucement pour l’instant, mais il est déjà plus actif que l’année dernière.
Plusieurs nouveaux fils attirent des discussions variées et actives, en particulier les « questions du mois » (il est envisagé de commencer à les poster à un rythme plus fréquent) et le fil invitant à partager des retours sur les jeux qu’on vient de finir. On constate autour de ces discussions les retours d’anciens membres du forum qui avaient été inactifs pendant des années.
Le projet d’un logiciel dédié développé par des membres de La Couronne de Cuivre pour faciliter la maintenance de la liste des mods a été abandonné, par manque de temps des personnes qui auraient pu travailler dessus. Par contre ce sujet a été repris par rivvers qui travaille activement à la maintenance et à l’amélioration de cette liste.
On a pu observer beaucoup de nouveaux inscrits, actifs dans les discussions. Ceux-ci interviennent sur des sujets variés, sans se limiter à la thématique des RPG.
Vote : le bilan moral est adopté à l’unanimité.
Bilan financier
Une copie du bilan financier est disponible au téléchargement : Pour faire court : c’est la merde !
Le nombre d’adhérents a diminué, alors que nos frais ont augmenté. Les deux sources principales de frais supplémentaires sont la location du serveur, et les frais bancaires.
Au niveau du serveur, ce problème va se régler de lui-même. En effet, on est passé l’année dernière à un serveur moins coûteux (24 € par mois au lieu de 42 € par mois précédemment). Ce qui a causé le surcoût est le chevauchement des périodes de location de l’ancien serveur et du nouveau serveur, qui a duré 3 mois pendant lesquels on payait donc pour deux serveurs au lieu d’un seul. Nous ne regrettons pas pour autant ce choix, qui a permis une bascule de l’ancien serveur vers le nouveau sans aucune coupure visible pour les utilisateurs du forum. À partir de cette année, les économies liées à cette migration devraient commencer à être visibles.
Les frais bancaires ont de leur côté augmenté de 30 € (soit l’équivalent de deux adhésions à l’association), pour un total de 150 € par an. En gros, ça veut dire que la quasi-totalité de l’argent rentrant par les adhésions à l’association est englouti par La Banque Postale.
Nous devons aussi surveiller de près les frais du bureau d’enregistrement auprès duquel on loue notre nom de domaine (baldursgateworld.fr), celui-ci ayant basiquement doublé ses tarifs récemment.
Pour les adhésions comme pour les dons, nous devrions encourager plus fortement le passage par des virements SEPA. Ce système, contrairement au passage par le prestataire de paiement PayPal, n’occasionne aucun frais.
Nous avons actuellement 12 adhérents, ce qui représente une rentrée d’argent de 180 € par an. En y ajoutant les dons, nous arrivons à environ 400 €.
Vote : le bilan financier est adopté à l’unanimité.
Un fil est ouvert pour discuter du problème de baisse du nombre de personnes adhérant à notre association : Encourager les adhésions.
Bandeau d’appel au don
L’appel au don ayant bien fonctionné en 2020, nous pourrions renouveler l’expérience pour renflouer la trésorerie après cette année qui l’a mise à mal.
Il existe pour ça des extensions à phpBB, notre moteur de forum, incluant la possibilité de fixer un objectif et la visualisation de la progression vers celui-ci.
Nous devrions nous fixer un objectif modeste : possiblement ce qui nous manque pour compléter nos dépenses une fois qu’on en a retranché les entrées des adhésions.
Il s’agirait encore une fois d’un appel exceptionnel, qui n’a pas vocation à être renouvelé tous les ans. Nous pourrions attendre 2026, ou au contraire le mettre en place dès 2025. Il a été suggéré de le mettre en place à la rentrée de septembre 2025, en fixant comme objectif la compensation des pertes financières de 2024.
Pour éviter que la progression démarre à 0 et y reste coincée, les adhérents seront invités à participer (s’ils le souhaitent, il n’y a bien sûr aucune obligation) dès le début de la campagne de dons, plutôt que d’attendre la fin de celle-ci pour donner.
Il n’y a pas de plafond légal pour les dons aux associations, un éventuel millionnaire pourrait donner autant qu’il le souahite. Il n’y a pas non plus de défiscalisation des dons à destination de La Couronne de Cuivre.
Par transparence, et pour encourager la participation à cette campagne de dons, il serait bon de rappeler ce qu’ont permis les dons reçus lors de la campagne précédente de 2020.
Un fil pour discuter de cet appel au don est ouvert : Appel aux dons, édition 2025
Tombola
Dans l’hypothèse où l’appel aux dons dépasserait notre objectif de renflouer nos pertes de 2024, nous avons envisagé l’idée de faire gagner un jeu à un membre du forum, comme nous l’avions fait avec Baldur’s Gate 3.
Il faudra dans ce cas réfléchir aux critères pour l’inscription au jeu : probablement la limiter aux personnes inscrites sur le forum avant l’annonce, peut-être aussi demander un nombre de messages minimum ?
Il a aussi été évoqué la possibilité d’offrir un chèque-cadeau pour une boutique de jeux vidéo (Steam ou GOG par exemple).
Le choix du jeu et sa méthode d’achat seront probablement soumis au vote des membres de l’association.
CouronneCoin
Pour renflouer nos finances, Bat a évoqué la mise en place d’une pyramide de Ponzi sous la forme d’une crypto-monnaie lancée par La Couronne de Cuivre. Suite à cette suggestion, il a été victime d’un sort de Mot de pouvoir : Silence.
Ménage dans les comptes inactifs
L’idée de faire un grand ménage dans les comptes inactifs a été évoquée : en gros supprimer les comptes inactifs depuis longtemps, ou n’ayant jamais posté. Cette idée a soulevé plusieurs objections.
Il existe par exemple des comptes qui suivent régulièrement le forum mais ne postent pas. On ne peut donc pas simplement supprimer tous les comptes avec 0 message au compteur.
Certaines personnes peuvent être attachées à leur vieux comptes, on a vu par exemple récemment le retour d’une personne qui a été très agréablement surprise de retrouver son compte malgré 15 ans d’inactivité.
Il y a par contre des comptes non seulement sans message, mais aussi sans visite du forum, ou ne l’ayant pas visité depuis des années. Ceux-ci pourraient peut-être être supprimés.
Dans tous les cas, une sauvegarde préalable serait nécessaire.
Au final, nous avons mis cette idée de côté, les gains d’un tel nettoyage n’étant pas évidents. À savoir que ces comptes occupent un espace négligeable sur le serveur, et n’occasionnent donc aucun surcoût que ce soit financier ou en temps pour les administrateurs.
Serveur persistant Neverwinter Nights
Un membre du forum nous a partagé ses bons souvenirs des serveurs persistants Neverwinter Nights, et nous nous sommes dit que ça pourrait être intéressant d’en héberger un. En plus d’une certaine ironie : notre suivi initial de Neverwinter Nights, alors qu’il venait de sortir, avait plutôt été un échec. Ce serait donc amusant de réussir à créer une nouvelle forme d’émulation autour de ce jeu plus de 20 ans après.
Les deux points centraux si nous souhaitons que ce soit un succès sont d’empêcher au maximum l’accès aux spammeurs, et de correctement modérer les joueurs pour éviter tout comportement indésirable. Le premier point peut probablement se régler simplement en protégeant l’accès au serveur par un mot de passe, qui serait fournit aux membres du forum en faisant la demande. Le second point par contre ne pourra être suivi correctement que si plusieurs personnes se portent volontaires pour s’occuper de la modération du serveur.
Une discussion, non limitée aux adhérents à l’association, sera lancée pour avoir une idée des personnes qui aimeraient jouer sur un tel serveur, et pour voir si on a des volontaires pour la modération.
Un fil dédié est ouvert pour discuter de cette proposition : Serveur persistant Neverwinter Nights de La Couronne de Cuivre
Hébergement de services divers
Le serveur que nous louons est grandement sous-exploité, nous utilisons par exemple à peine 1 % de l’espace de stockage disponible (nous avions dit 5~6 % durant l’AG, après vérification la vraie valeur est encore plus faible). Nous avons donc beaucoup de place pour héberger d’autres services en parallèle du forum.
Il faudra probablement garder un œil sur l’utilisation de la bande-passante, pour s’assurer que ces autres services ne dégraderont pas l’expérience d’utilisation du forum lui-même, qui reste notre priorité.
Nous avons pensé par exemple à l’hébergement d’un outil dédié au partage de vidéos, pour proposer aux membres du forum de facilement partager guides et let’s play au format vidéo.
La dernière tentative de lancer un service parallèle au forum, sous la forme d’une instance de Discord, a été un échec. Ce n’est pas pour autant une raison d’en rester là, et avec plus d’organisation en amont il existe probablement plusieurs services que nous pourrions proposer.
Changement de banque
Plusieurs banques ont été démarchées, mais elles n’avaient soit « pas de place » pour nous, soit ont admis ne pas être intéressées par une association avec une aussi petite trésorerie. Des banques en lignes ont aussi été envisagées, mais elles ne sont au final pas plus intéressantes financièrement.
Il a alors été proposé de simplement fermer le compte de l’association, et de gérer la trésorerie de celle-ci directement sur le compte personnel du trésorier. Ce qui nous permet une économie de 150 € par an. Ça demandera une gestion un peu plus fine de la trésorerie, mais notre trésorier est d’accord avec ça.
Au niveau des démarches administratives, ce changement ne sera pas plus lourd qu’un plus classique changement de banque. Par contre ça rendrait un futur changement de trésorier plus compliqué.
Cette situation pourrait aussi devenir plus compliquée si le nombre d’adhérents augmente beaucoup, causant plus de mouvements d’argents. Dans ce cas, nous devrions de nouveau avoir suffisamment d’entrées d’argent pour nous permettre de revenir à un compte dédié pour l’association.
Vote : le changement de banque est validé à l’unanimité.
Changement de bureau d’enregistrement
Le bureau d’enregistrement, ou "registrar", est l’organisme auprès duquel nous louons le nom de domaine baldursgateworld.fr. Dans notre cas il s’agit de Gandi, une entreprise française qui a été rachetée récemment, et a fait exploser ses tarifs.
Nous avons renouvelé notre nom de domaine pour deux ans avant les augmentations, donc nous avons encore un peu de temps pour changer de registrar.
Trois options principales ont été évoquées :
- lebureau.coop, une coopérative revendant des noms de domaine, et cherchant à devenir un registrar à part entière. Éthiquement c’est l’option la plus intéressante, mais aussi la plus chère ;
- OVH, une entreprise française qui se trouve être celle chez qui nous louons déjà notre serveur. Elle propose les prix les plus bas, mais ce n’est pas forcément une bonne idée de grouper toutes nos dépendances auprès d’une entité unique ;
- BookMyName, un service du groupe Iliad (propriété du milliardaire français Xavier Niel), qui pratique des prix aussis bas que ceux d’OVH.
Au moment du transfert, nous devrons payer pour renouveler la location du nom de domaine d’une année supplémentaire, mais le temps qu’il nous restait chez le registrar d’origine sera lui aussi transféré. Nous ne gaspillerons donc rien à migrer avant la date d’expiration de la location actuelle.
En passant chez lebureau.coop, on restera sur des tarifs similaires à ce qu’on paie déjà, mais sans risque sérieux que ça augmente ensuite. En passant chez OVH ou BookMyName, on peut espérer une économie d’environ 10 € par an.
Proposition de modifier les statuts de l’association
Notre association a été créée dans un contexte très différent de la situation actuelle, elle était alors en pleine concurrence avec un autre forum et il y avait des craintes de prise de contrôle par un autre groupe. Ça a abouti à des statuts plutôt verrouillés, et un bureau sans élection pendant de nombreuses années.
Aujourd’hui nous souhaitons au contraire nous orienter vers un fonctionnement plus ouvert et démocratique.
Si notre bureau a une forme traditionnelle, dans la pratique nous fonctionnons au quotiiden de manière beaucoup plus souple et poreuse, avec en particulier une recherche de consensus. Nous n’avons d’ailleurs pas de besoin important de postes de président et de secrétaire.
Nous pourrions envisager un fonctionnement collégial : pas de président ni de secrétaire, mais un bureau (ou collège) avec une responsabilité partagée. Il nous faudra tout de même conserver un poste de trésorier, pour des raisons pratiques. Pour passer sur ce nouveau modèle de fonctionnement il nous faudra rédiger de nouveaux status, à soumettre au vote lors de l’assemblée générale de 2026.
Cette proposition est discutée par ici : Changement de structure de l’association vers une forme collégiale.
De la même manière, si aujourd’hui les administrateurs de l’association sont les administrateurs du forum (et même les administrateurs du serveur), ce n’est pas forcément nécessaire à notre fonctionnement. Ce point mérite lui aussi d’être discuté.
Il a été aussi évoqué la possibilité de voter sans être présent aux assemblées générales, via un système de pouvoir/procuration.
Plus généralement, ces nouveaux statuts pourraient être l’occasion de mettre en place un règlement intérieur définissant une partie de notre fonctionnement. Contrairement à des statuts, un règlement intérieur peut être modifié beaucoup plus facilement, sans le formalisme d’une assemblée générale.