Tableur : demander le renvoi à un autre document ?

[Ailyn]

Bonjour à tous !

Alors ma question existentielle du jour, c'est de savoir comment je peux faire pour créer un nouveau fichier de données à partir d'un précédent fichier de données Microsoft excel qui renvoie aux données du premier ?

Vous avez compris la question ? moi non plus .

Du coup, je recommence avec les détails, histoire qu'on se comprenne mieux.

J'ai un fichier de données excel déjà bien blindé, avec je ne sais combien de feuillets différents.
Bon, comme ce fichier est déjà blindé, j'aimerai en créer un nouveau qui renvoie à ce premier fichier (et qui se mette à jour si je modifie les données de départ).

C'est possible ou pas ?
Si oui, vous auriez la procédure ?

[Elzen]

Je n'ai absolument pas la moindre idée de comment faire (d'autant que, bon, Microsoft Office et moi, voilà, quoi), mais, tu as pensé à utiliser une base de données ou quelque chose de ce goût-là ? Parce que tu as l'air d'avoir des soucis un peu complexes et qu'au bout d'un moment, le format tableur, ce n'est pas l'alpha et l'omega non plus.

[Smidge]

il me semble que c'est avec un truc du genre

[nom_du_fichier_en_lien]Feuil1!$A$1

où "Feuil1" est le feuillet choisi, et A1 la case

[Voyageuse]

Tu peux le faire, oui. En gros, sur ton nouveau fichier, tu rapatries les données dont tu as besoin, en provenance de l'ancien fichier, en tapant une formule dans une cellule et en cliquant sur la cellule de l'ancien fichier.
Je le fais quand je veux faire des moyennes sur plusieurs classes rangées dans différents fichiers, mais ça fait un bail. Il me semble que je me place sur une cellule du nouveau fichier, je tape : =moyenne(...) et au moment de sélectionner la cellule que je veux inclure dans la moyenne (à la place des ...), je clique dans la barre des tâches sur l'autre feuille excel et je sélectionne la cellule sur l'autre feuille... et je tape entrée... et il la prend en compte dans sa formule avec quelque chose du genre :"=moyenne('file:///tout-le-chemin-d'accès-sur-l'ordi-sauf-si-même-dossier/nomdufichier'#$'nomdel'onglet'.E$37,'file-autre-fichier-machintruc', etc)".
Bon, je ne sais pas si c'est clair !

[Ailyn]

Merci beaucoup pour vos réponses !

Du coup, ça n'a des chances de marcher que si mes fichiers ont des emplacements et des noms fixes, je suppose...
Parce qu'en l'occurrence, je ne suis pas la seule à travailler sur ces fichiers (d'où le fait que je n'ai "pas le choix" de la technologie que j'utilise Elzen), et que du coup, je change régulièrement de fichiers de départ... et que je les numérote pour savoir exactement où j'en suis.

[Smidge]

Les noms fixes oui, mais par contre il me semble bien que les emplacements peuvent n'être que relatifs. Les deux dans le même répertoire par exemple devrait pouvoir se faire.

[Inarius]

Tu peux tout à fait faire ça. C'est quelque chose que je fais tout le temps (et, en fait, il vaut mieux faire ainsi à partir d'un certain moment, à moins comme le dit Elzen, de passer à une autre technologie).

Si par exemple tu utilises une base de données (genre BDD.xlsx) et un fichier qui reprend des éléments de cette base de données, avec des formules (par exemple, Tableau.xlsx). Si tableau.xlsx contient des référence à BDD.xlsx, il n'y a pas de soucis.
Pour faire tes formules dans Tableau.xlsx, tu peux juste basculer d'un fichier excel à un autre et faire une référence à une case comme une autre (comme l'a fait remarquer Smidge, normalement tu auras la référence [BDD.xlsx]'onglet 1'!$A$18 au lieu de 'onglet 1'!$A$18, ou même $A$18)

Point à savoir cependant :
- Si tu travailles sur Tableau.xlsx et que les calculs doivent être refaits ou modifiés d'une façon ou d'une autre, il est probable que cela affiche des #REF ou ce genre de chose. Par conséquent, toutes les fois où tu dois travailler sur Tableau.xlsx, il faudra que tu aies ta base de donnée ouverte, sauf s'il ne s'agit que de modifier de façon mineure tes données (dans tous les cas, ne pas "toucher" aux données qui font référence à un autre onglet)
- Si tu dois changer le nom du fichier BDD, prend garde à bien avoir le fichier "Tableau" ouvert également, sinon "Tableau" ne sera jamais informé que "BDD" a changé de nom.
- Si quelqu'un d'autre a changé le nom de "BDD", tu peux toutefois corriger le truc. Tu ouvres "Tableau", sélectionne toutes les données, et tu fais un rechercher-remplacer (control + H) en remplaçant toutes les occurrences de "BDD" par "BDD 2".


sinon, si les fichiers changent régulièrement de nom, tu n'as qu'à en avoir une copie de la "dernière version" que tu te gardes sur ton ordi et pas sur le serveur, et ainsi, à chaque "remise à jour" de tes données, tu écrases l'ancienne source de donnée. Ainsi ton "tableau" lui, ira toujours piocher dans "BDD" qui aura toujours le même nom, le même genre de structure, et qui sera toujours au même endroit ?

Après pour savoir quelle est la forme idoine,peut être pourrais-tu préciser un peu les données et les types d'opération que tu souhaites faire ou reprendre dans tes tableaux ?

[Ailyn]

D'accord, merci pour les précisions.

En fait, c'est pour des recherches de linguistique, dont, par accord de confidentialité, je ne peux pas parler . Donc, je vais être obligée d'expliquer en schématisant .
Ce que je peux dire pour le cas qui nous intéresse, c'est que j'ai fait un relevé non chiffré d'un phénomène que j'ai entré dans ma première colonne.
Puis, j'ai ajouté, dans d'autres colonnes d'autres marqueurs pour les classer, voire leur donner également une indication de classement supplémentaire.
Par phénomène relevé, je peux avoir jusqu'à... 11 ou 12 indications de classements différentes. Pour l'instant , ça évolue... régulièrement .
Du coup, ce tableau général, je le reprends régulièrement dans d'autres onglets, pour faire des classements particuliers, contrôler les différents phénomènes dans chaque catégorie ou bien sous catégorie... Bref, ça demande que j'ai l’œil à la fois sur les phénomènes eux-mêmes, mais aussi sur leurs différentes caractéristiques de classement...
D'où l'idée de créer un document de départ avec le tableau général à partir duquel je peux créer de nouveaux fichiers selon les paramètres que je cherche à observer.

[Inarius]

Ok, je ne suis pas sûr de comprendre exactement, mais ça m'amène d'autres questions.

Le fichier que tu observes pour tes recherches, quelle est sa taille (nombre de ligne/colonne ?) environ ?
Lorsqu'il évolue, est-ce qu'il évolue dans sa structure (par exemple, il passe de 20 colonnes à 48, ou de 12 onglets à 3 d'un coup ?) ou est-ce que les données s'accumulent les unes en dessous des autres au fur et à mesure du temps ? Si il évolue dans sa structure en permanence, c'est sûr, tu peux rien faire du tout.

Pour ton tableau si je comprends bien (mais c'est pas sûr !) chaque colonne contient un "phénomène" différent, et chaque ligne correspond à XX ? (on va dire, chaque ligne correspond à une observation que tu classifies dans les différentes colonnes, même si tu ne l'as pas dit explicitement).

- Dans ce cas, en fait, là, tu ne te sers pas vraiment de Excel pour ses formules, mais plus comme un moyen de stockage d'observation de tes phénomènes ?
- Est-ce que tu utilises des formules de recherche textuelle vers ta base de donnée par exemple (genre "cherche", "trouve", ou autre ?), ou est-ce que le lien vers ta base est juste d'aller "chercher" le contenu ?

D'où l'idée de créer un document de départ avec le tableau général à partir duquel je peux créer de nouveaux fichiers selon les paramètres que je cherche à observer.

Le principe d'Excel, c'est plutôt de constituer une base de donnée unique, quitte à ce qu'elle contienne des tonnes de données, et que tu exploites/requêtes ensuite à l'aide de tableaux croisés dynamique, ou de formule d'appel qui vont comptabiliser/synthétiser ce que tu veux. Créer des "fichiers" supplémentaire juste pour modifier les paramètres me semble être contre-productif, même si je n'ai pas tous les éléments en main me permettant de comprendre ton problème je ne vois pas dans quels cas ça pourrait être une bonne idée. Ou alors tu voulais dire "onglet" ? Ou alors j'ai rien compris. C'est difficile de parler d'un truc aussi concret par texte sans avoir le truc devant les yeux.